case:

Utenriksdepartementet

Biblioteket til det finske utenriksdepartementet ligger ved sjøen i Katajanokka i Helsinki. Spesialbiblioteket disponerer en stor samling av forskjellige ressurser: i biblioteket finner man for eksempel rikelig med ressurser som behandler utenriks-, justis- og utviklingspolitikk, diplomati, internasjonal rett og menneskerettigheter, økonomi og globalisering samt miljøvern.  Biblioteket har vært LM Informasjonstjenesters kunde fra 2006.

Biblioteket, som sørger for utenriksdepartementets tilgang til informasjon, har fire ansatte, så det er lagt stor vekt på ressurshåndtering. Bibliotekets kunder er hovedsakelig de ansatte i utenriksdepartementet samt studenter i faget.

”Utenriksdepartementet som organisasjon er stor: vi betjener nesten to tusen kunder når vi også regner med personalet på de finske ambassadene. De som arbeider i departementet trenger rikelig med informasjon. Tidsskrifter fra forskjellige fagområder og andre utgivelser er populære ytre informasjonskilder”, beskriver bibliotekar Jaana Puumalainen fra hverdagen i spesialbiblioteket. 

Via LM Informasjonstjenester har biblioteket anskaffet formidlingstjenesten for tidsskrifter, den internasjonale avistjenesten PressDisplay samt 360 Core-e-ressursportalen for å forenkle bruken og håndteringen av e-ressurser. Puumalainen har vært fornøyd med det at man har kunnet ordne alle ting med de samme kontaktpersonene helt fra starten av.

Demotest av LibNet 3.0

En ny versjon av LibNet 2.1-abonnementshåndteringstjeneste, som LM Informasjonstjenester har utviklet for håndtering av elektroniske og trykte tidsskrifter, ble tatt i bruk i 2010. Puumalainen testet den nye LibNet 3.0-versjonen før lanseringen av tjenesten og er fornøyd med den.

”Ved hjelp av LibNet holder man informasjon samlet på ett sted. Slik kan de ansatte i bibliotek vedlikeholde oppdaterte tidsskriftsregistre. Også rapportering er enkelt med det fornyede LibNet. Vi betjener flere titalls enheter, og før har vi måttet samle sammen listen over tidsskrifter som er bestilt til hver enhet. Ved hjelp av LibNet 3.0-versjonens nye egenskaper kan vi skrive ut rapporter for hver enhet i enten PDF- eller Excel-format.”

LibNets utgivelsestidsplantjeneste for å unngå unødvendige reklamasjoner er ifølge Puumalainen nødvendig. Hun har av og til selv gått inn på utgivernes sider for å se om et bestemt tidsskrift har kommet ut eller om det er grunn til å reklamere på det. Reklamasjoner som gjelder tidsskrifter utføres i utenriksdepartementet samlet fra biblioteket. Dersom en tidsskrift ikke har kommet, kommer det en beskjed om dette til biblioteket.

”Reklamasjoner utføres for tiden hovedsakelig via LibNet hos oss i stedet for på e-post, for da kan hvem som helst av bibliotekets ansatte følge med på prosessen samlet på ett sted."

Abonnementene ble for første gang fornyet gjennom LibNet

Tidsskriftsabonnementene til utenriksdepartementets bibliotek ble i 2010 for første gang fornyet gjennom LibNet. Det var mange tidsskriftsabonnementer som skulle fornyes, men fornyelsen gikk etter litt øvelse fint. Samarbeidet har også ellers vært aktivt.

”Vi er i kontakt med LM Informasjonstjenester hver uke. Vi trenger hjelp til aktivering av elektroniske ressurser, håndtering av trykte tidsskrifter samt til å utføre nye bestillinger.”

Gjør det lettere å bruke elektroniske ressurser

LibNet 3.0 inneholder også nye tjenester som letter administrasjon av e-ressurser. I tillegg til innholdsfortegnelsestjenesten finner man i LibNet også basisopplysninger om e-ressursenes lisensdata. Ved hjelp av LibLicence-funksjonen finner bibliotekene utgivernes oppdaterte lisensdata og bruksvilkår til tusener av e-tidsskrifter i tjenesten.

”LibLicence er for oss en svært viktig egenskap. Jeg får selvfølgelig alltid selv avtalene om bruksvilkårene for tidsskriftene, men når man trenger dataene, hadde det vært fint om man fant dem praktisk med bare noen få tastetrykk."

Fordelene utenriksdepartementets bibliotek har oppnådd:

  • LM Informasjonstjeneseters tjenester som er i bruk: Formidlingstjenesten for tidsskrifter, LibNet-abonnementshåndteringstjenesten, PressDisplay, 360 Core og 360 Link
  • Fordeler: Informasjonen holder seg ved hjelp av LibNet lagret på ett sted til disposisjon for alle de ansatte, det blir lettere å bruke elektroniske ressurser og det går raskt å fornye abonnementer.

LM Informasjonstjeneseters tjenester som er i bruk

Formidlingstjenesten for tidsskrifter, LibNet-abonnementshåndteringstjenesten, PressDisplay, 360 Core og 360 Link