Informasjonsflyt i biblioteket til det finske UD
Biblioteket til Finlands Utenriksdepartement ligger ved sjøen i bydelen Katajanokka i Helsinki. Spesialbiblioteket har en omfattende samling av forskjellige typer materiale: biblioteket har rikelig med stoff om blant annet utenriks-, sikkerhets-, og utviklingspolitikk, diplomati, internasjonal jus og menneskerettigheter, økonomi, globalisering og miljø. Biblioteket har vært LM Informasjonstjenesters kunde i cirka seks år.”Kundene i biblioteket er hovedsakelig Utenriksdepartementets tjenestemenn og studenter som studerer disse fagene. Utenriksdepartementet er en stor organisasjon: vi betjener nesten to tusen kunder, når vi inkluderer personalet i alle Finlands representasjonskontorer. Som støtte til sitt arbeid trenger tjenestemenn mye informasjon. Tidsskrifter og andre publikasjoner om forskjellige emner er populære kilder av ekstern informasjon,” beskriver bibliotekar Jaana Puumalainen spesialbibliotekets hverdag i sin kommentar. Biblioteket som sørger for informasjonsflyt til Utenriksdepartementet har fire ansatte, og å administrere stoffet krever mye oppmerksomhet.
Via LM Informasjonstjenester har biblioteket skaffet seg formidlingstjeneste for abonnementer, internasjonal avistjeneste PressDisplay samt 360 Core-tjeneste som gjør det lettere å bruke og administrere e-ressurser. Jaana Puumalainen har vært tilfreds med at man helt fra starten av samarbeidet har kunnet forholde seg til de samme kontaktpersonene.
”Vi henvender oss ukentlig til tjenestetilbyderen. Vi trenger hjelp med både aktivering av elektroniske tidsskrifter, administrasjon av abonnementer av trykte tidsskrifter og ved bestilling av nye abonnementer.”
Demotest av LibNet 3.0®
LM Informasjonstjenesters system for abonnementshåndtering LibNet 2.1® kommer i ny versjon i desember 2010. Jaana Puumalainen testet den nye LibNet 2.1®-versjonen et par måneder før lansering av tjenesten.
”Det er lett å bruke den nye versjonen basert på tidligere erfaring. Basisfunksjonene er omtrent som før, men brukergrensesnittet har blitt mer tydelig. For oss er blant annet avanserte rapportfunksjoner viktige nye funksjoner.”
Utenriksdepartementet har titalls enheter, og tidligere har man måttet samle liste over hver enkelt enhets abonnementer manuelt. Med LibNet 3.0 versjon kan biblioteket skrive ut rapporter for hver enkelt enhet enten i PDF- eller Excel-format.
Informasjonen må være lagret på et sted
Ifølge Jaana Puumalainen er LibNet viktig for Utenriksdepartementets bibliotek fordi den bidrar til å holde all informasjon samlet på et sted. Dette hjelper bibliotekets ansatte til å holde tidsskriftsregistrene oppdatert.
For å unngå unødvendige reklamasjoner er det ifølge Jaana Puumalainen viktig med LibNets tjeneste for utgivelsestidtabeller. Hun har av og til hatt behov for å sjekke på utgivernes nettsider om et bestemt tidsskrift allerede er utgitt eller om man kanskje burde reklamere fordi det er uteblitt. Reklamasjoner for abonnementer behandles sentralt i Utenriksdepartementets bibliotek. Dersom et tidsskrift har uteblitt, mottar biblioteket en melding om det.
”I dag håndterer vi reklamasjoner hovedsakelig gjennom LibNet og ikke lenger pr. e-post, fordi på denne måten kan hvilken som helst ansatt i biblioteket følge med i prosessen sentralt på ett sted.”
Abonnementene ble fornyet via LibNet for første gang
Tidsskriftsabonnementer fra Utenriksdepartementets bibliotek ble for første gang fornyet i 2010 via LibNet. Det var mange abonnementsfornyelser, men alt gikk svært bra etter litt øvelse. Når abonnementer fornyes via LibNet, får man ingen forsinkelse som følge av manuelt arbeid, men abonnementene aktiveres automatisk. På denne måten kan man forsikre seg om at abonnementene fortsetter uavbrutt også i neste år.
Lettere å bruke elektroniske ressurser
LibNet 3.0 inneholder nye tjenester også med tanke på å gjøre det lettere å administrere e-ressurser. I tillegg til innholdsfortegnelser finner man i LibNet basisopplysninger om lisenser som gjelder e-ressurser. Eksempelvis ved hjelp av LibLicence®-funksjonen finner bibliotekene oppdatert informasjon om utgivernes lisenser og bruksvilkår om tusenvis av e-tidsskrifter.
”Dette er en nødvendig egenskap. Selvfølgelig mottar jeg alltid avtalene om tidsskriftenes bruksvilkår, men når man har behov for informasjon, er det fint at man finner det på et sted bare med et par tastetrykk.”
Biblioteket til Finlands Utenriksdepartement ligger ved sjøen i bydelen Katajanokka i Helsinki.